Databeskyttelse er ikke længere noget, man kan nøjes med at nævne i en privacy policy og krydse fingre for. GDPR er blevet en helt central del af moderne kundeservice – både juridisk og forretningsmæssigt. Kunder forventer, at deres data bliver behandlet sikkert og med respekt, og virksomheder risikerer store bøder og omdømmeskade, hvis reglerne ikke bliver fulgt.

Men hvad betyder det i praksis for jeres kundeservice – og hvordan kan Zendesk hjælpe?

GDPR i praksis – især i kundeservice

Kundeservice håndterer typisk store mængder persondata: Navne, e-mailadresser, telefonnumre, ordrehistorik – og ofte også følsomme oplysninger i fritekstfelter. Det gør jeres supportmiljø til et af de mest GDPR-kritiske områder i virksomheden.

De vigtigste krav i GDPR set fra et kundeserviceperspektiv er:

• Dataminimering: I må kun indsamle de data, I reelt har brug for.

• Formålsbegrænsning: Data må kun bruges til det formål, de blev indsamlet til.

• Sletning og samtykke: Brugeren har ret til at få sine data slettet, når formålet ophører eller samtykke trækkes tilbage.

• Dataportabilitet og indsigt: Brugeren har ret til at få indsigt i egne data – og få dem overført til en anden udbyder.

• Sikkerhed: Persondata skal behandles og opbevares sikkert – både teknisk og organisatorisk.

Sådan understøtter Zendesk GDPR

Zendesk er bygget til at kunne understøtte GDPR-compliance. Platformen indeholder både funktionalitet og værktøjer, som gør det lettere at leve op til de centrale krav:

• Dataindsigt og eksport: I kan hurtigt hente alle data om en specifik bruger – både manuelt og via API – og dele det med brugeren i et struktureret format.

• Sletning af brugerdata: Brugere kan slettes direkte fra systemet. Zendesk fjerner så vidt muligt al relateret data, samtidig med at compliance-logik sikrer, at eventuelle regulatoriske krav overholdes.

• Rettighedsstyring: Adgang til data kan styres præcist – så I sikrer, at kun de rette personer har adgang.

• Opbevaringspolitik: I kan konfigurere, hvor længe data skal gemmes, før det automatisk slettes.

• Audit logs og sporbarhed: Zendesk gemmer logfiler, som dokumenterer ændringer, adgang og sletninger – vigtigt ved evt. audit eller klagesager.

Hvad vi gør vi i Available for at sikre GDPR

Hos Available tager vi GDPR alvorligt – både i vores egen drift og i de løsninger, vi bygger for vores kunder. Vi har en fast praksis for at sikre, at vores arbejde understøtter jeres compliance:

• Privacy by design: Vi tænker databeskyttelse ind fra starten i alle løsninger, vi udvikler og implementerer.

• Databehandleraftaler: Vi sikrer, at alle underdatabehandlere – herunder Zendesk – er dækket af valide og opdaterede databehandleraftaler.

• Sletningsprocedurer: Vi hjælper med at sætte automatiske slettemekanismer op, så data ikke ligger længere end nødvendigt.

• Træning og dokumentation: Vores konsulenter er trænet i GDPR og kan hjælpe jeres team med at håndtere samtykke, sletning og indsigt korrekt.

• Support og sparring: Vi er altid til rådighed, hvis der opstår spørgsmål eller krav fra Datatilsynet, kunder eller andre interessenter.

En nødvendighed – ikke bare en formalitet

GDPR er ikke bare jura og bøvl – det er en mulighed for at vise jeres kunder, at I tager deres data alvorligt. I en tid hvor tillid er afgørende for kundeloyalitet, kan god databeskyttelse være en konkurrencefordel. Men det kræver, at teknikken og processerne spiller sammen.

Zendesk giver jer et stærkt fundament, men det er implementeringen, der gør forskellen. Med den rette opsætning og rådgivning kan I sikre, at jeres kundeservice ikke bare er compliant – men også effektiv, gennemsigtig og tryg for både kunder og medarbejdere.