Sommerferien er lige rundt om hjørnet

For mange virksomheder betyder sommeren to ting: færre hænder og flere henvendelser. Det er en udfordrende cocktail, hvis man ikke er forberedt – men det kan faktisk også være en mulighed for at styrke sin kundeservice.

Hos Available har vi hjulpet mange virksomheder med at gøre deres support klar til både ferie og højsæson, og i denne artikel deler jeg nogle af de mest effektive greb, vi bruger i Zendesk.

1. Gennemgå dine makroer og automatiseringer

Mange virksomheder glemmer, hvor meget tid der kan spares med et par gode makroer. Sørg for, at de svar I sender ud, er opdaterede og letforståelige – og husk at kombinere dem med triggers, så I reagerer hurtigt og præcist. En velfungerende makrostruktur er guld værd i ferietiden.

2. Sæt forventninger med tydelig kommunikation

Brug Zendesk til at informere om ændrede åbningstider og længere svartider. Et autosvar eller en opdateret widget kan skære markant ned på mængden af opfølgende henvendelser – og spare dine medarbejdere for tid og frustration.

3. Brug dine data til at forudse travlhed

Zendesk Explore og dashboards giver dig overblikket: Hvornår plejer presset at stige? Brug de historiske data til at planlægge vagtplaner og sætte ekstra bemanding ind, hvor det giver mening. Data er dit bedste forsvar mod kaos.

4. Klæd vikarer og sommervikarer godt på

Det er ofte en nødvendighed at hente ekstra hænder ind i sommerperioden – men det må ikke betyde dårligere service. Med klare workflows, gode makroer og et solidt Help Center kan nye medarbejdere være produktive fra dag ét. Vi opsætter ofte automatiserede guides og onboarding-flows direkte i Zendesk.

5. Genbesøg dine SLA'er og prioriteter

Overvej, om dine SLA'er skal tilpasses sommerperioden. Det vigtigste er, at dine kunder ved, hvad de kan forvente – og at du lever op til det, du lover. Zendesk giver dig mulighed for at oprette midlertidige regler, så du nemt kan differentiere service efter behov.

6. Udnyt Help Center og automatisering

Et veldesignet Help Center – gerne med artikler, bots og foreslåede svar – gør en kæmpe forskel, når bemandingen er lav. Det er ikke bare god service, det er effektiv kundeservice. I sommerperioden bør det være din første linje af support.