Migrering
til Zendesk
Fra delt indbakke, helpdesk eller CRM – uden datatab og uden kaos
At skifte system er ikke et dataproblem
De fleste tror, at en migrering handler om at flytte sager fra ét system til et andet. Det er den nemme del. Det svære er alt det andet: hvem ejer kunden, hvilke processer skal med, hvad skal vi holde op med at gøre, og hvordan får vi et team på 12 mennesker til at arbejde anderledes fra en mandag morgen.
Vi har flyttet kundeservice fra delte indbakker, fra andre helpdesk-systemer og fra store CRM-platforme. Mønsteret er det samme hver gang: dataene kan næsten altid flyttes. Det, der afgør om projektet lykkes, er de beslutninger, der bliver taget undervejs – og om nogen tør sige, at halvdelen af det gamle setup ikke skal med.
Forbinder kabler og hjerter.
Hvad flytter I fra?
Vi har erfaring med de systemer, danske kundeserviceafdelinger typisk kommer fra
Fra Outlook til Zendesk
Delt Outlook-indbakke flyttet til rigtige sager med ejer, status og SLA
Fra Freshdesk
Sager, kontakter, solutions og Dispatch'r-regler flyttet uden datatab
Fra Salesforce Service Cloud
Cases og knowledge til Zendesk – med Salesforce bevaret som CRM
Fra HubSpot Service Hub
Tickets og vidensbase til Zendesk – HubSpot bliver til salg og marketing
Fra Intercom
Samtaler, kontakter og artikler flyttet – uden at miste chat-oplevelsen
Fra Dixa
Samtaler, køer og telefoni – med styr på nummerportering og routing
Fra Jira Service Management
Ekstern support til Zendesk – Jira bevares til intern IT og udvikling
Fra Gmail og Google Workspace
Delt support@ i Google Workspace flyttet til rigtige sager og SLA'er
Står jeres system ikke på listen?
Vi har migreret fra Zoho Desk, Front, Trengo, Puzzel, hjemmebyggede systemer og en del regneark. Skriv til os – vi kigger på det.
Hvad kan man tage med?
Det korte svar: det meste. Det ærlige svar: ikke alt bør flytte med
- Sager med kommentarer, vedhæftninger og tidsstempler
- Kunder, virksomheder og deres kontaktdata
- Vidensbase og hjælpecenterartikler, inkl. sprogversioner
- Tags, felter og de data I bruger til rapportering
- Standardsvar, der reelt bliver brugt
- Agenter, grupper og rettighedsstruktur
- Automatiseringer og regler – logikken oversættes, strukturen gør ikke
- SLA-modeller, hvis de er blevet mere komplekse end nogen kan forklare
- Rapporter og dashboards, som skal genskabes i Explore
- Kodet logik og custom integrationer mod det gamle systems API
- Kategoristrukturer, der er vokset organisk i årevis
- De 400 makroer, ingen har rørt siden 2021
Sådan foregår et migreringsforløb
Fem faser, hvor I ved præcis hvad der sker hvornår
Kortlægning
Vi gennemgår jeres nuværende opsætning: kanaler, volumen, workflows, integrationer og de vaner, der ikke står i nogen dokumentation.
Design af Zendesk-opsætningen
Vi designer felter, formularer, grupper, SLA'er og automatiseringer ud fra jeres processer – ikke ud fra en standardskabelon.
Testmigrering
Vi flytter et udsnit af data først, så I kan se og godkende resultatet, før vi rører produktion.
Fuld migrering og go-live
Vi kører den fulde flytning, skifter kanalerne over og står klar den dag, I går live.
Træning og efterjustering
Teamet trænes inden go-live, og vi justerer views, makroer og regler i ugerne efter, når hverdagen viser hvad der mangler.
Det der typisk går galt
Fem fejl vi har set nok gange til at kunne forudsige dem
Man kopierer det gamle setup
Hvis I bygger det gamle system igen i Zendesk, får I de samme problemer i et dyrere værktøj. En migrering er den bedste anledning, I får, til at rydde op.
Email-opsætningen kommer for sent
SPF, DKIM, DMARC og afsenderdomæne skal på plads i god tid. Bliver det en opgave i sidste uge, ender jeres svar i kundernes spamfilter.
Ingen ejer projektet internt
Vi kan bygge og migrere, men beslutningerne om processer og prioriteringer skal tages hos jer. Uden en intern beslutningstager trækker projektet ud.
Al historik skal med
Det er dyrt og sjældent nødvendigt. De fleste bruger under 5 % af sager, der er ældre end to år. Læg en grænse og lad det gamle system stå som arkiv.
Træning bliver sparet væk
Den bedste opsætning fejler, hvis teamet ikke er trygt ved den. Træning før go-live og justering ugen efter er ikke ekstra – det er en del af projektet.
Tid, pris og hvad I selv skal levere
En simpel migrering fra en delt indbakke kan være i luften på to til fem uger. Et skifte fra et andet helpdesk-system tager typisk fire til otte uger. Kommer I fra en stor CRM-platform med integrationer, flere brands og lande, skal I regne med to til fire måneder.
Prisen afhænger af datamængde, antal integrationer og hvor meget der skal bygges om undervejs. Vi giver altid et fast tilbud efter en indledende gennemgang, så I ved hvad I går ind til – og vi siger fra, hvis vi ikke mener, et skifte kan betale sig for jer lige nu.
Fra jer skal der bruges tid. Typisk en beslutningstager, en person der kender processerne i dybden, og adgang til de systemer der skal kobles på. Det er ikke fuldtid, men det er heller ikke nul.
Ofte stillede spørgsmål
Udforsk mere
Relaterede sider der kan hjælpe dig videre
Overvejer I at skifte til Zendesk?
Lad os tage en snak om, hvad en migrering vil kræve hos jer – og om det overhovedet er det rigtige tidspunkt. Helt uforpligtende.
Kontakt os